Alleen het investeren in de aanschaf van software is niet voldoende. Ondernemers die ooit maatwerksoftware hebben laten ontwikkelen snappen waarschijnlijk direct waar ik het over heb. Om de software gedurende de levensduur in goede conditie te houden, is reparatie-inspanning en onderhoudsinspanning nodig.
Verleng de levensduur van je software
We zien binnen het MKB dat veel opgeleverde maatwerkoplossingen niet meer worden onderhouden en bijgewerkt met de nieuwste technologieën. Enerzijds omdat door de ontwikkelaar niet duidelijk is gemaakt dat de kosten voor maatwerksoftware doorlopen na de ontwikkeling en anderzijds omdat de software goed werkt. Dit is jammer, want de ontwikkeling op het gebied van software gaat erg snel, waardoor het systeem al na een paar jaar kwetsbaar wordt en het hele traject na een jaar of vijf weer van voren af aan begint.
Het laten doen van onderhoud en updates zijn van belang om te zorgen dat de software goed blijft functioneren. Neem om die reden altijd een onderhoudsbudget op voor de technische levensduur van je maatwerksoftware. Het kengetal voor dit budget is 10-15% van de ontwikkelkosten. Zo blijft je maatwerksoftware up-to-date en verleng je de levensduur.
Reparatie-inspanning
Besturingssystemen en browsers ondergaan regelmatig vernieuwingen, waardoor het kan zijn dat de software niet goed meer functioneert. Om te zorgen dat de software goed blijft werken is het doen van aanpassingen van belang. De aanpassingen die noodzakelijk zijn noemen we reparatie-inspanning.
Deze reparatie-inspanning is een progressieve kostenpost die over de volledige levensduur van de software ongeveer 39% bedraagt. Dit percentage is afhankelijk van de kwaliteit van de software, maar vertegenwoordigt een redelijk gemiddelde. In het eerste jaar is de reparatie-inspanning minimaal. Naar mate de tijd verstrijkt zal er meer inspanning noodzakelijk zijn.
Onderhoudsinspanning
Voortschrijdend inzicht en vragen uit de markt zorgen ervoor dat er met enige regelmaat wijzigingen nodig zijn om de software te laten functioneren zoals dat voor je organisatie wenselijk is. De aanpassingen die noodzakelijk zijn om dit te realiseren noemen we onderhoudsinspanning.
De onderhoudsinspanning kan worden gesteld op 15% van de aanschafwaarde per jaar. Ook dit percentage is afhankelijk van diverse factoren, maar vertegenwoordigt het gemiddelde in de branche. De praktijk leert dat de total cost of ownership bijna het dubbele bedraagt van de aanvangsinvestering die is gedaan.